REGLEMENT
LOCATION DE LA SALLE DES FÊTES DE VAUX-LAVALETTE
Le présent règlement intérieur a pour objet de définir les conditions d’utilisation de la salle communale, située 5 Route du Périgord, 16320 VAUX-LAVALETTE, composée d’une grande salle et d’une cuisine.
La salle municipale fait l’objet d’attributions temporaires et est principalement affectée à l’usage de réunions et animations diverses dès lors que cet usage est compatible avec les réglementations applicables et les capacités techniques de sécurité des locaux et des équipements. Le Maire peut refuser ou retirer une autorisation d’usage de salle compte tenu des nécessités de l’administration des propriétés communales, du fonctionnement des services, du maintien de l’ordre public, du non-respect par l’occupant des dispositions du présent règlement.
ARTICLE 1 : BÉNÉFICIAIRES
Sur demande, la salle peut être mise à disposition des associations régies par la loi du 1er juillet 1901 déclarées et légalement constituées, aux syndicats, aux partis politiques, aux autres organismes publics ou privés dotés de la personnalité morale, ainsi qu’aux particuliers. Les soirées regroupant des mineurs sans encadrement de personnes majeures ne peuvent absolument pas se tenir dans cette salle. Le Maire se réservant le droit de dénoncer l’autorisation d’occupation à tout moment (jusqu’au jour de la location) s’il constate que la salle est mise à disposition pour ce type de soirée.
ARTICLE 2 : MODALITÉS DE RÉSERVATION
2.1 Disponibilités de la salle
La salle est disponible en journée ou le week-end pour tout type de bénéficiaire.
2.2 Matériel mis à disposition
Le matériel mis à disposition pour la location de la salle est annexé au présent règlement (Annexe 1- Inventaire).
Cette annexe sera régulièrement mise à jour sur la base d’un inventaire stocks.
2.3 Tarifs – caution
Les tarifs de location ainsi que la caution sont fixés par délibération du conseil municipal et susceptibles d’être révisés à un rythme annuel ou selon des circonstances particulières.
Ils sont publiés sur le site internet de la commune, affichés à l’accueil de la mairie et mentionnés sur le contrat de location.
2.4 Dossier de réservation
La réservation ne sera étudiée qu’à réception par la mairie d’un dossier complet qui devra comporter les pièces suivantes :
- Le présent règlement dûment signé par le bénéficiaire.
- Le contrat de location accompagné de deux chèques (émis à l’ordre du Trésor Public): l’un correspondant au montant de la location, l’autre au montant de la caution.
- La liste de vaisselle complétée (gérée par le comité des fêtes)
- Une attestation d’assurance responsabilité civile et dommages aux biens.
- Le cas échéant, un justificatif de domicile de moins de trois mois ou pour une association, les statuts
- Une pièce d’identité du responsable de la location
En cas de demandes multiples pour une même journée, la mairie prendra en considération la date d’arrivée du dossier de réservation.
ARTICLE 3 : CONDITIONS D’UTILISATION
3.1 Conditions générales d’utilisation
Le bénéficiaire s’engage à utiliser la salle dans des conditions normales et respectueuses du matériel et du mobilier prêté. Le matériel détérioré devra être conservé en vue de l'état des lieux.
Le bénéficiaire fait preuve d’un comportement citoyen, en particulier en matière de respect de l’environnement : utilisation raisonnée de l’éclairage, du chauffage et de l’eau, rejet des eaux usées dans les éviers exclusivement.
3.2 Accès, horaires
Pour les locations en semaine, les clés sont remises la veille de la location.
Pour les locations le week-end, les clés sont remises le vendredi au plus tard à 18h.
Si plusieurs locations interviennent le même week-end, un élu d’astreinte intervient pour la transmission des clés entre bénéficiaires.
L’usage d’un équipement municipal est accordé au demandeur. Il est interdit de réserver la salle pour le compte d’une tierce personne ou de sous-louer la salle municipale qui a été mise à disposition.
3.3 Sécurité et capacité d’accueil
La salle communale a une capacité d’accueil maximale de 100 personnes.
En cas de dépassement, seule la responsabilité personnelle ou morale du bénéficiaire se trouvera engagée.
D’une manière générale, le bénéficiaire interdit toute activité dangereuse et respecte les dispositions légales d’hygiène et de sécurité en particulier :
- La circulation des utilisateurs ne doit pas être gênée aux abords, à l’intérieur de la salle et à proximité des issues de secours.
- Les blocs autonomes, les issues de secours, doivent rester visibles.
- Les installations électriques ne doivent pas être « bricolées » ou surchargées.
- Il est formellement interdit de planter des clous ou de percer dans quelque endroit que ce soit de la salle et de ses dépendances, ni punaise, ni ruban adhésif sur la peinture. Les éventuels objets apportés par les utilisateurs devront être retirés de la salle à la fin de la période de location.
- Aucun matériel de cuisson ne devra être introduit (four, barbecue, bouteille de gaz).
- Les feux d'artifice ou de bengale sont proscrits.
En cas de problème majeur pendant l’occupation des lieux, veuillez contacter les personnes suivantes :
- Magali VALADIER 06 26 13 05 16.
- Laure HEYNDRICKX 06 09 25 83 84
3.4 État des lieux
Le bénéficiaire est tenu de rendre les lieux (salle, annexes, abords immédiats et matériel) dans un parfait état de propreté. Une liste des tâches à réaliser avant de libérer la salle est annexée au présent règlement (Annexe 2). Cette annexe sera régulièrement mise à jour sur la base des états des lieux.
Un constat sera effectué par la personne responsable de la salle après chaque utilisation de celle-ci. La commune se réserve le droit de faire procéder à la remise en état des lieux et du matériel aux frais du bénéficiaire.
La vaisselle cassée ou manquante sera facturée au tarif fixé par le comité des fêtes.
3.5 Fermeture, remise des clés
Avant de quitter les lieux, le bénéficiaire s’assure de l’absence de risque d’incendie, d’inondation ou d’intrusion. Il procède à un contrôle de la salle, de ses abords et vérifie en particulier que la lumière est éteinte, plaques et four éteints, les portes et les fenêtres closes, les robinetteries et les issues de secours fermées.
Les modalités de remise des clés sont précisées avant l’entrée dans les lieux.
3.6 Responsabilités – Assurances
Le bénéficiaire doit être titulaire d’un contrat d’assurance responsabilité civile et dommages aux biens mis à disposition, y compris les risques locatifs.
Pendant l’utilisation de la salle, la présence du bénéficiaire est requise. Il prend les dispositions de surveillance et de protection nécessaires.
La commune ne saurait être tenue pour responsable des éventuels vols ou dommage subis par le bénéficiaire et/ou par le public lors de l’occupation de la salle.
ARTICLE 4 : CONDITIONS D’ANNULATION
Comme indiqué dans le préambule, la commune se réserve la possibilité d’annuler une réservation en cas de circonstances particulières. Le cas échéant, le bénéficiaire se verra rembourser le montant de la location sans contrepartie ou pourra bénéficier d'un report de location. Il ne pourra être dû d’indemnité au bénéficiaire en cas d’annulation.
En cas d’annulation par le bénéficiaire, il doit en informer la mairie par courrier électronique ou postal, au moins 5 jours avant la date prévue d’occupation de la salle. A défaut, et sauf cas de force majeure, le bénéficiaire restera débiteur du montant de la location.
Le locataire atteste avoir pris connaissance du présent règlement et s’engage à en respecter les dispositions.
Fait à Vaux-Lavalette, le 22 Septembre 2026
Monsieur Le Maire
Olivier GOBLET
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